5 Principios del GTD

Los cinco principios básicos del GTD

El GTD puede llegar a ser todo lo complicado o detallado que deseemos, sin embargo no es más que un sistema para organizar nuestras ideas y se basa en cómo capturamos lo que necesitamos hacer, cómo lo organizamos y cómo escogemos lo que tenemos que hacer en cada momento:

1.- Capturar

En capturar se incluye todo lo que necesites capturar y que sea“accionable”. Tus tareas, tus rutinas diarias y semanales, todo aquello que se te ocurra y crees que vas a tener que hacer, antes o después, incluso las ideas que consideres más extravagantes. Apunta todo lo que se te ocurra en un cuaderno, una aplicación específica de tareas o cualquier otro espacio que quieras utilizar para organizarte.

El GTD no pide que utilices una herramienta específica, pero sí que afirma que sea cual sea la que quieras utilizar, tiene que introducirse de forma natural en tu rutina diaria. La herramienta que ocupes deberá permitir que no tengas barreras para hacerlo, que capturar nuevas tareas nunca implique un “ya lo apuntaré luego”, debido a la complejidad o a la inaccesibilidad del método que has escogido.

2.- Enfocar

Una vez que has capturado todo lo que se cruza en tu día, llega el momento de enfocar lo que realmente tienes que hacer. Por ejemplo, si has capturado la idea “Planificar cómo será mi nuevo blog”, convierte este proyecto en tareas que sean accionables por sí misma y que puedas encarar de una en una, como por ejemplo: hacer el boceto, elegir la paleta de colores, cual o cuales serán los temas de los que se hablará, cual será el nombre del blog, si quiero que sea dominio propio, etc.

Si mientras estás enfocando las tareas hay alguna que puedas llevar a cabo en ese momento y tienes tiempo para hacerlo, házla. Si alguna de ellas puedes delegarlas, no te lo pienses, delégalas.

3.- Organizar

Organiza todas las tareas accionables en categorías (o en proyectos) y establece cuál es su prioridad. Asigna fechas tope donde lo tengas claro y añade recordatorios/alarmas donde sea necesario. Como no puedes hacer todo a la vez, presta especial atención en qué proyecto, con qué prioridad, etc marcas cada acción. En resumen, pasa cierto “tiempo de calidad” con tu agenda, tu app de productividad o con lo que utilices para organizarte.

4.- Reflexionar

Echa un vistazo a las tareas que te esperan en tu bandeja de entrada. Tómate un minuto y reflexiona sobre cuál debería de tu próxima tarea. Normalmente escogerás una para la que tengas tiempo y las energías suficientes como para llevarla a cabo. Si descubres una que es lo suficientemente vaga e imprecisa como para ponerte hacerla en ese mismo momento, examínala y redúcela a tareas más pequeñas y concretas.

En segundo término, comprométete a realizar una revisión periódica de tu lista, para determinar dónde estás realizando los mayores progresos, dónde necesitas reajustar tus prioridades y determinar cómo está funcionando el sistema que has planificado.

5.- Actuar

Cuando tengas todo preparado, ponte a trabajar. Escoge la próxima acción y ponte a ello. Si tu sistema es el correcto, determinar cuál debería ser tu próxima acción no debería tener demasiada complicación, más bien al contrario. Tus tareas se encuentran en las categorías correctas, con sus prioridades claras; sabes en qué trabajar y cuándo hacerlo.


¿Y tú como te organizas?

Getting Things Done

Justo en esos ando, haciendo que las cosas sucedan porque por muy buenas intenciones que se tengan, si no nos movemos y hacemos, simplemente las cosas no pasan.

Les dejo un video que he visto en el blog de Jerónimo Sánchez en el que escribe sobre productividad personal y metodología GTD.

El video se llama "For the doers", de hecho es un comercial para promocionar el Nokia Lumia.

Espero les guste y que tengan un excelente fin de semana y para l@s que viven en México el lunes tendremos puente y por supuesto disfruten.

Getting things done!

Foto: http://es.123rf.com/photo_4526269.html

Este post se llama Getting things done porque es la actitud que hace tiempo (no mucho he de ser sincera) vengo trabajando, y trabajando me refiero a tomar realmente cartas en el asunto y buscar la forma de remediarlo, porque de darme cuenta hace mucho más tiempo que lo tengo identificado y hacia cosas aisladas por remediarlo pero nada en concreto o que me diera un resultado tangible. Estoy tratando de reformar mi conducta, desafortunadamente los malos hábitos se adquieren màs rápido que los buenos y yo adquirí el pèsimo hàbito de postergar las cosas, es decir practico el arte de la Procrastinaciòn y si les queda duda que es acà hay mas información y acà tambièn. Se que no se debe culpar a nadie ni a nada por la actitud que nosotros decidimos tomar, sin embargo estuve rodeada por muchos años, de gente que me enseñò y alentò a perfeccionar este horrible hàbito, es totalmente cierto que al caer en esto entramos en una “zona de confort” donde todo se posterga, al menos fue lo que a mi me sucedió y no saben como me doy de topes porque me hice un daño bastante grande, no digo que irremediable porque ahora estoy trabajando en ello y voy lento pero ahí voy, pero si bastante difícil de quitar, de remover de mi vida.
A partir de que decidì realmente tomar el asunto en mis manos y hacer algo al respecto, me surgió una frase en mi cabecita que me repito a diario cada vez que la cochina tentación me quiere hacer caer en la Procrastinaciòn y es “NO HAY MAÑANA NI DESPUES”, y con esto me refiero a que no hay un “ah bueno mañana lo hago, al fin es super rápido”, “mañana lo imprimo para entregarlo”, “al ratito le marco”, asì que la actitud ahora es: si ahorita lo requiero, ahorita lo hago, es decir, ahorita es ahorita.
Vìa Twitter, por si no me siguen me encuentran en @beth5mc, un dìa leì algo sobre GTD, es decir Getting Things Done y comencé a trabajar mas a fondo en resolver mi problema y a investigar mas al respecto.
Segùn David Allen experto en gestión del tiempo, no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.
Esto último sobre completar tareas que puedan ser realizadas en menos de dos minutos me ha servido mucho, trato de no ir postergando pequeños asuntos que no requieren mas de ese tiempo o cuando mucho 5 minutos para verlos concretados. Para Allen es la Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

En cuanto a las listas yo con lo que me ayudo es con mi agenda, pero apoyarme realmente en ella, porque hace años que uso agenda, escribo una que otra cosa que tengo pendiente y la cargo en el auto, pero nunca la veo, bueno asì como me voy acordar de que tengo pendiente, estarán de acuerdo. Bueno pues este año si que le estoy dando uso, anoto los pendientes del dìa a dìa, hago una lista semanal pero programando actividades por dìa, de acuerdo a su prioridad y hay asuntos que pongo para fin de semana o bien como recordatorio al inicio de la semana para tenerlas a mano y hacerlas en el transcurso de la misma.
La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realización.
Allen también sostiene que nuestro "sistema de recordatorios interno" (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las "acciones próximas" almacenadas según el contexto en un "sistema confiable externo" actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen. Aquí es donde entra en acción mi fabulosa agenda.
Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa"):
“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
Asì que basándome en la información que he encontrado en la red sobre GTD y Allen, estoy trabajando con los principios de GTD, y voy viendo resultados que si no han sido aun muy grandes si son bastante alentadores para una persona como yo que estaba sumida en la total Procrastinaciòn y les digo algo: la verdad es que me siento mucho mas ligera.